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告别低效率的传统办公工具,4款主流在线协作文档对比

甜椒刷机官网 发布于 阅读:30 甜椒刷机ROM


对于职场人来说,每天都有如陀螺忙得转个不停。大家经常会抱怨工作苦工作累,但是仔细思考一下就会发现,之所以每天累得半死,除了工作多这个原因之外,很多时候是因为没有掌握高效的工作方式。

工作中,我们习惯了使用Word、Excel、PPT这类传统办公工具进行编辑和审阅,出现问题时往往会选择标注或截图的方式,然后通过微信、钉钉,甚至邮箱等工具进行后续的沟通。在这种模式下,协作方需要不停地在编辑工具和沟通软件之间来回切换,文档也需要不停的下载、修改、传送,整个协作过程不仅十分繁琐,文档也很容易出现版本冲突问题。

尤其当文档分散在不同人手中,存放在不同的设备或软件上时,每次查找也是对记忆力、耐心极大的考验。数据显示,在传统办公环境下,一位员工每天浪费在多人文件编辑审批、内容汇总、文件查找等方面的时间大约为90分钟,月工资5000元前提下,每人每年将浪费企业超过10000元人力成本,这对于企业而言显然是一笔不小的开销。

告别低效率的传统办公工具,4款主流在线协作文档对比

国内80%的企业仍处于以上办公环境,而解决该问题其实并不难,选择一款优秀的协同办公工具,就能很大程度上让员工摆脱工作中的繁琐低效,也能够帮助企业提升效率节约成本。

近几年,国内的在线文档工具发展迅速,相比传统办公工具而言,其在多人协作和效率提升方面优势相当明显。使用在线文档协作时,不需要手动合稿,没有版本冲突,不需要上传下载,文档编辑到哪里就保存到哪里,并且可以实时批注、修改、对内容提出审核意见,相比传统办公而言,效率上有着质的提升。

为了帮助大家找到适合自己的在线协作软件,这次我们就来深入体验一下市面上4款主流在线协作文档,分别是金山文档、腾讯文档、石墨文档以及飞书,帮助大家找到适合自己的那一款。

软件简介

金山文档

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金山文档是由珠海金山办公软件有限公司发布的一款可多人实时协作编辑的文档创作工具软件。支持文档多人实时协作编辑填写表单、工作记录等,一个文档,多人同时在线修改,同时实时保存历史版本,随时可以恢复到任何一个历史版本,让文档编辑更高效更自由。

金山文档电脑版采用云端文件加密存储,由发起者指定可协作人之外,还可以设置查看/编辑的权限。同时可以直接编辑Office文件没有转换格式流程,确保内容不丢失。和WPS 2019电脑版、WPS手机版无缝整合,随时切换。

金山文档的协作功能全面兼容多平台操作,微信小程序、钉钉、企业微信、网页端,无论安卓还是苹果,只需登录一个帐号,就能实时同步所有文档。只需扫一扫,快速编辑协作文档,体验真正的云端办公。

腾讯文档

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腾讯文档支持随时随地创建、编辑的多人协作式在线文档工具,拥有一键翻译、实时股票函数和浏览权限安全可控等智能化操作,以及打通QQ、微信等多个平台编辑和分享的能力。

腾讯文档支持导入导出Office文件,无缝兼容。拥有一键翻译、实时股票函数、语音输入转文字、图片OCR文字提取、表格智能分裂、查看历史修订记录等特色功能,支持本地文档导入、在线文档导出为本地文件,并提供信息收集、打卡签到、考勤、在线办公、在线教育、简历等免费模板。

石墨文档

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石墨文档是一款支持多人实时协同的云端 Office 办公软件,提供文档、表格、幻灯片、企业网盘等全套云协同办公产品,能够助力企业实现文档高效协同、知识沉淀传承、内容安全管控,以及系统灵活集成。

石墨的云办公产品支持多人、多端高效协作共享,这让跨组织、跨地域的文件协同编辑成为可能。借助石墨文档,企业还可以灵活搭建知识库,实现文件集中存储、知识沉淀和文化传承。石墨文档还拥有强大的安全管控功能,通过多层级的权限设置、精细化的行为管控,能够有效降低内容泄露风险。

此外,石墨文档可以在企业微信、钉钉等办公平台中快速使用。支持标准的API或SDK与企业办公系统深度集成,还支持特定功能的定制部署。

飞书

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飞书是字节跳动旗下的先进企业协作与管理平台,集即时沟通、日历、音视频会议、云文档、云盘、工作台等功能于一体,一站式无缝办公协作。

飞书文档支持多人、多设备同时编辑,内容自动保存到云端;支持插入图片、表格、文件、视频、任务列表、投票、代码块等丰富的内容,超越传统文档成为真正的电子文档;文档里可以@同事、发表评论,对方可在飞书上收到消息提醒,并直接进行回复,还可以给优质的文档点赞;通过演示模式,文档可秒变PPT,无需花费大量时间制作演示文档。

借助飞书文档,企业可以将散落各处的知识通过知识库结构化沉淀,全局搜索将需要的知识带到你面前。拒绝割裂的协作体验,让知识在企业高速流转从未如此顺畅。

基础体验

平台支持

此次对比的四款在线文档软件兼容性都十分出色,均能够在Windows、Mac以及主流手机系统中使用。其中腾讯文档、石墨文档以及飞书还额外提供了Linux版软件,使用Linux系统的用户也能轻松使用这些软件。

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金山文档、腾讯文档以及石墨文档均支持在小程序中使用,而飞书则还未支持小程序。值得一提的是,四款在线文档均支持网页端使用,即便不下载对应的软件,也能正常使用大部分功能,跨平台使用没有任何问题。

注册登录

在账号的注册和登录方面,四款软件注册流程都不复杂,大多可以通过手机验证码的方式完成注册和登录,当然也可以通过使用其他平台账号、扫描二维码或是SSO的方式实现快捷登录,进一步简化注册登录流程。

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金山文档支持的登录方式最多,除了QQ、手机、邮箱等基础登录方式外,还提供了钉钉、APPLE、小米、微博等账号的快捷登陆;

腾讯文档得益于自身的社交软件优势,可以很方便的通过QQ、微信、小程序、企业微信或SSO登录,减少新用户注册账户的麻烦;

石墨文档支持手机、邮箱、微信、企业微信以及钉钉账号快捷登录;

飞书支持手机、邮箱、SSO以及APP扫码登录。

产品试用

针对不同需求的用户,金山文档、腾讯文档以及石墨文档提供了多方位的试用版本体验。对于个人用户,官方提供了基础的新手指南来更好的服务小白用户快速操作上手的需要,极大提高个人用户的操作效率。

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而企业版则在个人版的基础上,增加了团队空间以及企业管理相关功能,由于这部分内容和功能较为丰富,石墨文档还在官网提供了企业版演示,帮助企业决策人员进一步了解产品功能与业务的匹配度,从而做出更为高效的决策。

使用体验

文档支持

在支持的文档类型方面,四款在线协作软件均支持在线文档、表格以及幻灯片这些常用文档类型。在此基础上,金山文档、腾讯文档以及石墨文档还支持创建传统文档、思维导图、收集表等文档,覆盖的文档类型更加全面。

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相比之下,飞书作为一款主打企业协作和管理的软件,在支持的文档类型方面稍逊一筹,但依旧可以满足大部分个人用户和企业用户线上办公的使用需求。

文档创建

在文档创建方面,四款软件的使用体验比较一致,页面设计简洁大方,创建文档按钮直观易操作。这里我们以金山文档为例,点击新建按钮后,即可看到当前可创建的所有文档类型,点击对应的文档类型即可完成创建。

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金山文档

在文档的创建方式上,四款软件几乎没有差别,差距主要体现在软件对于文档类型的覆盖方面。另外,金山文档和石墨文档使用了图文搭配的展示形式,而腾讯文档和飞书则使用了纯文字的展示形式。

文档编辑

在基础的编辑功能方面,金山文档、腾讯文档以及石墨文档三款软件之间并没有太大的差别,常用的字体、分段、插入、格式、设计等功能与Office文档基本一致,对于从传统文档转移到在线文档工作的用户来说,几乎无需任何学习成本,直接就可以上手使用。

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金山文档

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飞书

相比之下,飞书的文档编辑界面则更偏向于在线文档,与传统的Office界面相比显得更加极简,只有鼠标停留在正文时才会在页面上出现功能选项,而且可使用的功能也不是很丰富,对于初次使用飞书文档的用户来说,学习成本较高,想要熟练使用需要适应一段时间。

文档导入

对于从传统文档转向在线文档的用户来说,文档导入是一个十分重要的功能,借助这项功能,我们可以很方便的将本地文档转换为在线文档,之后通过分享功能与其他用户共同协作,减少传统文档相互传递时可能出现的问题。

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石墨文档

导入效果方面,四款软件均能正确的将文本和图片导入到在线文档中,图文混排的效果也保持的很好。但石墨文档导入后的文本字体存在与原有文档不一致的问题,需要手动进行调整,在这一点上并不是很方便。

分享协作

在线协作文档最重要的一个功能和作用,就是支持多人实时在线协作。因此文档的「分享」与「协作」等互动方面的功能开发和完善程度,决定了用户在协作过程中是否能够获得好的体验。

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腾讯文档

在文档的分享方式和协作权限方面,四款软件之间的差异比较明显。可以看到金山文档和腾讯文档在分享方式和协作权限方面的可选项较为丰富,并且将复制、导出、打印等功能进行了细分,让管理员得以更灵活的管理协作者权限。

相比之下,石墨文档和飞书不仅分享方式较少,协作权限也没有进行针对性的细分,一旦赋予了编辑权限,复制、导出等功能也同时可用,管理员无法单独管理。

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在分享方式方面,金山文档和腾讯文档可以通过链接、微信、QQ、二维码等多种形式将文档分享给协作者,协作者扫码后直接通过对应的小程序参与协作,效率较高。而石墨文档和飞书的分享方式相对较少,尤其是飞书,除了通过链接分享外,协作者只能通过飞书自身的渠道参与协作,稍显不便。

在协作权限方面,金山文档、腾讯文档以及飞书对于协作者可操作选项划分的较为细致,文档所有者可以根据实际需求,针对性的限制协作者对于文档的编辑、导出、下载等权限。而石墨文档的协作权限则相对基础,无法针对某一项功能对协作者进行限制。

金山文档、腾讯文档以及飞书丰富的权限设置对文档内容的私密性和安全性有了充分的保证。同时,金山文档和腾讯文档还可以设置文档水印,以便于保护内容版权,这些都是非常人性化的功能设计。

协作记录

在线文档的优势在于可以多人同时参与文档的编辑,这也是提升工作效率的关键。但在多人参与协作的同时,如何保证录入的内容不发生冲突十分关键。

在多人同时编辑文档时,我们在文档内能够实时看到每个人输入的内容,协作者正在编辑的位置会以不同的色带或色框进行提示,鼠标移动到上方可以看到具体的协作者,从而避免录入内容互相覆盖的情况发生。

告别低效率的传统办公工具,4款主流在线协作文档对比

腾讯文档

在文档的历史记录中,我们也可以直观的查询到文档的历史版本,以及协作者对文档进行了哪些修改或调整。当文档出现错误时,我们可以快速将修改内容还原,或是将整个文档恢复到某一次编辑前的状态。

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金山文档

协作记录和历史版本的存在,有效的保证了文档在多人协作时的准确性,即便出现错误,也能及时补救,相比传统文档而言,更加省时省心。

文档检索

当文档积攒较多时,如何快速找到我们想要的文档很关键。对于有整理习惯的用户来说,可以创建多个文件夹来存放不同内容的文档;如果你没有整理习惯,那么也可以通过软件的检索功能快速查找文档。

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金山文档

参与本次对比的四款在线文档均提供了文档检索功能,我们可以在搜索栏输入关键字来快速定位想要查找的文档。

在检索功能方面,金山文档提供的可选项最为丰富,搜索栏支持多层级筛选,除了可以通过关键字查找文档的文件名、正文外,还可以根据文档的类型、创建时间以及位置进行更加精准的搜索,提高检索效率。

特色功能

传统文档

在此前的文档类型对比中,我们曾提到金山文档、腾讯文档以及石墨文档除了支持在线文档外,还支持创建传统文档。

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在线文档

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传统文档

相较于在线文档,传统文档在页面设计上与Office Word更加相似,并且有明显的功能分层、默认宋体、查看审阅内容等Office文档才有的内容。

在线文档之所以推出传统文档功能,最主要的原因还是希望服务于对Office文档有依赖的用户,毕竟对于用惯了Office文档的用户而言,突然切换到不同界面的在线文档,显然会感到不适应。

而传统文档的存在,既解决了用户的使用习惯问题,又能体验到在线协作的便捷性,而在线文档则为自己的产品赢得更广泛的影响力。

强化沟通

在线协作过程中,保持高效沟通十分重要,除了文档中基础的批注功能外,飞书提供了更加高效和深入的沟通方式。在文档里可以直接@同事、发表评论,对方可在飞书上收到消息提醒,并直接进行回复。协作者还可以给优质的文档点个赞,来表达赞美,沟通更充分,协作更高效。

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飞书

内容呈现

相比常规文档所能展示的内容而言,飞书的内容呈现也更加丰富多彩。文档中除了支持插入图片、表格、文件这类基础内容外,还支持插入视频、任务列表、投票、代码块等丰富的内容,超越传统文档成为真正的电子文档。

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飞书

海量模板库

作为在线文档软件,传统办公软件所具备的模板库自然也少不了,四款在线文档均提供了海量的模板库供我们选择。以金山文档为例,模板库中按照不同的用途对各类文档进行了划分,我们可以很方便的根据自身需求去选择,也可以通过搜索关键字找到适合自己的模板。

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金山文档

多种类型的模板能够让我们快速完成文档的创建,而无需手动进行录入,大幅提高了工作效率,减少了我们在这类基础工作上所花费的时间。

文档转换

PDF文档是办公中经常会用到的文档类型,但缺点是无法直接编辑,需要使用专门的编辑器或格式转换后才能修改其中的内容,在使用时多少有些不便。

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腾讯文档

腾讯文档考虑到了这一点,贴心的在插件库中为我们提供了PDF格式转换功能功能,无论是本地文档还是在线文档,都可以很方便的从PDF格式转换到Word、Excel或PPT格式,让我们更便捷的对文档进行编辑,无需再去借助其他软件。

付费升级

对于大多数个人用户而言,四款在线文档的免费版基本已经能够满足日常使用需求。但如果想要获得更加全面的功能,则需要开通付费会员或购买企业版软件,之后才能获得更大的文档空间,解锁更多的高级功能。

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个人版

对于个人用户而言,一些日常办公、协作所需的功能无需赘述,四款在线文档在功能方面并没有太大的差别,用户只需根据自身的实际需求以及使用习惯选择即可。

个人付费版在文档原有的基础功能上,扩大了存储空间的容量,用户可以获得更大的云文档存储空间、更大的附件体积,可以使用批量下载、全文检索等功能。此外付费版还解锁了一些高级功能,如在线解压、文档格式转换、OCR识别等。相比免费版而言,每年只需要花费不到百元的价格,就能获得更多的实用功能,对于个人用户来说性价比很高。

企业版

在满足个人用户使用需求的同时,四款在线文档还提供了企业版软件。企业版在个人付费版功能的基础上,进一步提升了文档协作人员数量,以及上传下载文档的大小和数量上限,满足企业用户对于多人多文档同时在线处理的需求,在收集和处理文档时更加方便高效。

由于面对的是企业用户,因此企业版还增加了企业管理相关的高级功能,比如企业架构管理、数据使用概况、后台日志追溯等等。企业文件的集中存储,分层级分权限精细管理,不用再担心因团队成员离职而造成的文件丢失或遗漏,最大程度的保护企业文件安全。

除此之外,在内容安全方面,类似截图、复制、导出等风险行为,企业高级版也会给予用户实时预警与管控文件操作行为的记录,在重要信息遭到泄露时,便于定位追回,保障企业的隐私及信息安全。全面助力企业实现高效协同办公,文件集中规范管理和企业信息安全管控。

总结

看完了上面的对比内容,相信大家对这四款在线文档的优劣之处,已经有了一个大致的认知。综合体验下来,这四款在线文档都能满足多人在线协作的使用需求,只是各方的侧重点有所不同。

金山文档作为办公软领域的老牌玩家,在文档的扩展性和适应性方面有着绝对的优势,尤其是文档的操作界面与原生Office文档几乎一致,大大降低了用户从传统文档转向在线文档的学习成本。强大的编辑和协作功能,以及丰富的素材模板,进一步提升了团队的协作效率。无论是个人用户还是企业用户,都能够获得出色的使用体验。

腾讯文档虽然进入办公领域时间不长,但整体的使用体验相比金山文档不落下风。在文档的编辑和协作方面有自己的一套风格,并且有着相当丰富的便捷功能。在满足轻办公需求的同时,通过对微信社交粘性的的依赖,进一步提升了文档协作的沟通效率,非常适合个人和小型团队使用。

石墨文档作为一款轻量化在线文档,能够满足大多数用户的日常办公需求。虽然编辑功能较为全面,但可选的分享方式略少,且协作权限的细分功能划分的也不是那么细致,在管理员权限的细化方面还需要进一步提升。此外在扩展功能和模板库方面也没有金山和腾讯那么丰富,略显不足。不过对于企业用户来说,石墨文档在守护文档安全方面也下了很大功夫,提供了不少特色功能。比如在分享文档时,管理员可以选择仅对企业内部人员分享,进一步提升文档的私密性和安全性,有效保障了企业对于文档内容安全的需求。

飞书由于本身是团队协作软件,在线文档只是其软件功能的一部分,因此在编辑功能方面没有前几款软件那么全面,但由于背靠企业使用,因此在文档的协作便利性以及沟通过程中更具优势。对于企业员工日常的轻量化办公而言,还是能够满足使用需求的。唯一需要注意的是飞书的编辑界面与常规文档不同,需要一段时间去适应。

在如今这个传统办公逐渐转向在线办公的趋势下,在线文档的存在大幅提高了企业员工间的协作效率,降低了企业内部的沟通和协作成本,有着十分重要的作用。而对于个人和企业用户而言,完全可以在实际体验后,从自身的实际需求出发选择合适的在线协作文档工具。